Wilfredo UrquiagaMagnífico Reitor
O SIGA transformou a gestão da nossa universidade. Agilizamos processos, reduzimos erros e facilitamos o acesso a informações acadêmicas, beneficiando alunos e professores.
Implementação do Siga na (UGS)
Descubra como o sistema SIGA impulsionou o crescimento da Universidade Gregório Semedo, otimizando processos e aprimorando a gestão acadêmica.
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Contexto
A universidade Gregório Semedo (UGS) estava a enfrentar vários desafios operacionais devido ao crescimento acelerado do número de alunos e à necessidade de melhor a eficiência na gestão acadêmica.
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Problemas
Os principais problemas incluíam:
- Processos manuais demorados e propensos a erros no gerenciamento de matrículas, avaliações e documentos acadêmicos.
- Falta de integração entre os departamentos, dificultando o controle administrativo e financeiro.
- Longas filas e atrasos nas matrículas, impactando negativamente a experiência do aluno.
- Dificuldade em acompanhar o desempenho acadêmico dos alunos e a capacidade de gerar relatórios financeiros e operacionais em tempo real.
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Soluções
Para resolver esses problemas, a UGS decidiu implementar o SIGA, um sistema que integra e automatiza processos acadêmicos e administrativos. O sistema foi adaptado para as necessidades da UGS, trazendo diversas funcionalidades:
- Matrícula simplificada , eliminando filas e acelerando o processo.
- Gestão de turmas e horários, com alocação automática de salas e professores.
- Portal online para alunos , facilitando o acesso a informações acadêmicas, horários, notas e documentos.
- Automatização de relatórios financeiros e acadêmicos, possibilitando uma visão em tempo real das operações.
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Implementação
A implementação do SIGA foi realizada de forma gradual, começando pela automação das matrículas e do sistema de notas. Todos os envolvidos (Alunos, professores e equipa administrativa) receberam treinamentos para garantir o uso efeciênte do novo sistema.
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Resultados e Impacto Financeiro
1-Redução do tempo de processamento de matrículas:
60% de redução no tempo de matrícula, graças à migração para um processo mais simples e dinamico. Isso reduziu a carga administrativa e permitiu à universidade processar mais matrículas em menos tempo.
2-Redução de erros administrativos:
80% de diminuição nos erros relacionados ao lançamento de notas, emissão de relatórios e gestão financeira.
3-Aumento da satisfação de alunos e professores:
90% de aumento na satisfação, com alunos e professores relatando uma melhoria significativa no acesso a informações acadêmicas, como notas e horários, tudo de forma centralizada e acessível.
4-Melhoria na comunicação entre os departamentos:
65% de aumento na eficiência da comunicação entre departamentos, facilitando a troca de informações e melhorando o planejamento estratégico e administrativo.
5-Crescimento financeiro da universidade:
Antes: Os processos manuais e ineficientes impactavam diretamente a capacidade da universidade em processar matrículas de forma ágil, limitando o número de alunos inscritos. Além disso, os custos operacionais eram altos, especialmente em relação ao pessoal administrativo necessário para lidar com matrículas e gerenciamento manual de documentos.
Depois: Com a implementação de processos mais eficientes, a universidade experimentou um aumento de 15% nas receitas anuais, devido à maior capacidade de processamento de matrículas. Além disso, houve uma redução de 30% nos custos operacionais, principalmente pela diminuição da necessidade de pessoal administrativo para tarefas manuais, como gestão de documentos e processamento de matrículas.
Essa melhoria resultou em um ciclo positivo: mais matrículas processadas, aumento de receitas e redução dos custos, proporcionando maior eficiência financeira.
Percentagens:
Receitas anuais:
- Antes: 100% das receitas originais.
- Depois: Com um aumento de 15%, as receitas agora são de 115% do que eram anteriormente
Custos operacionais:
- Antes: 100% dos custos operacionais originais.
- Depois: Com uma redução de 30%, os custos agora são de 70% do que eram originalmente.
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Conclusão
A implementação do SIGA transformou a operação da Universidade Gregório Semedo, promovendo uma gestão acadêmica e financeira mais eficiente e integrada. Com a redução de erros, melhoria na comunicação e processos automatizados, a UGS não apenas melhorou a experiência de seus alunos e professores, mas também obteve um crescimento financeiro significativo e otimização dos recursos. O sucesso do SIGA destaca como a digitalização pode transformar o ambiente universitário, tornando-o mais competitivo e preparado para o futuro.
Depoimentos dos
funcionários da UGS
Carlos MessaniDecano F. Engenharia
O siga trouxe uma grande melhoria para a faculdade de engenharia. Agora, temos processos mais eficientes, melhor comunicação interna e acesso rápido a informações.
Sandra AragãoVice-Decana
O SIGA foi fundamental para modernizar nossa gestão. A facilidade no acesso a dados acadêmicos e a eficiência nos processos administrativos melhoraram significativamente a experiência de alunos e professores.
Erineu KalupetecaDecano F. Ciências Sociais
A introdução do SIGA revolucionou nossa maneira de trabalhar. A eficiência nos processos administrativos e a centralização das informações acadêmicas trouxeram uma melhoria significativa para o dia a dia de alunos e docentes.
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